Bilan d'activité et moral de l'OMSC,

février 2006

 

L'assemblée générale extraordinaire du 11 mai 2005 a élu un nouveau comité directeur qui a élu un nouveau bureau que je préside.

Nous avons continué le travail entrepris les années précédentes.

 

Les statuts:

Le comité directeur a entrepris la réécriture des statuts qui vous ont été présentés à l'ag extraordinaire. Cette réécriture demandée par des élus et par des membres de l'OMSC a demandé un gros travail de préparation puis de validation en groupe de travail au cours de deux longues soirées. Les membres qui ont procédé à cette réécriture font partie du comité directeur.
Ils ont ensuite été visés et acceptés par le maire. Je rappelle en effet que notre association est particulière dans le sens qu'elle regroupe des associations volontaires pour coordonner et animer des actions au sein de la commune en partenariat étroit avec la municipalité. Il était important que par ce travail de modification, les membres du comité directeur connaissent plus précisément les objectifs de l'OMSC et son fonctionnement administratif.
Une lecture régulière est nécessaire afin de ne jamais perdre de vue que les actions sont guidées par des objectifs. Comme nous l'avons expliqué par ailleurs, les statuts sont le fondement même d'une association et l'acte d'adhésion volontaire est la manière de marquer son appartenance à l'OMSC.

 

La communication:

Pour donner une identité propre à l'OMSC, un logo a été choisi en comité directeur puis par des associations consultées lors d'une réunion préparatoire du forum.

Du papier à lettres et des enveloppes ont été imprimés.

Un site internet a été mis en ligne où on peut trouver de manière plus ou moins régulière les informations concernant le fonctionnement et les actions de l'OMSC.

Une lettre d'information est jointe de manière occasionnelle au "sortir à Léognan" envoyé aux présidents d'associations afin de les tenir au courant de manière succincte des dates à venir, des projets en cours ou de toute information utile.

Nous rappelons à ce sujet qu'il est souhaitable que les présidents répercutent les informations concernant l'OMSC dans leurs associations respectives, car de simples adhérents d'association peuvent avoir du goût et du temps à s'investir au sein de l'OMSC.

Nous avons décidé de programmer en début d'année scolaire l'ensemble des réunions plénières prévisibles (préparations, bilans) afin de permettre à chaque membre d'association de pouvoir s'organiser dans sa vie personnelle, professionnelle et associative.

A priori l'envoi de tous les documents de communication (lettre, compte rendu et convocations) est pris en charge par du personnel territorial selon des fichiers qui sont en leur possession.

Des personnes nous disent parfois ne pas avoir reçu un document, que ce soit un élu, un président d'association ou un membre de droit sans que nous sachions vraiment ce qui a pu se passer.

De nombreuses rencontres de travail ont eu lieu avec des employés territoriaux ou avec les élus (adjoint à la culture, maire) pour travailler sur les différents aspects du fonctionnement de l'OMSC
Notre souci principal est de faciliter la diffusion de l'information la plus large possible concernant la vie de notre association et de communiquer de la meilleure manière qui soit; de la plus simple et directe à la plus moderne.

 

Le local:

La mairie nous a aménagé un petit local à disposition dans la maison des associations.  Il reste quelques travaux de finition à effectuer (sol, murs) avant de pouvoir y réintégrer le mobilier et les archives situés dans une pièce de l'ECGB. Je précise à propos des archives que nous sommes en possession de tous les documents, qui retracent l'histoire de l'OMSC depuis sa création autant les documents administratifs que les divers documents liés à l'activité et à la gestion.

Compte tenu des nouvelles technologies, il est évident que désormais les archives seront aussi sous forme numérique.

C'est à cet effet en autre chose que nous avons acquis du matériel informatique mobile pour l'administration, la gestion et l'animation.

 

Les actions:

Compte tenu du retard pris pour la constitution d'un nouveau comité directeur et d'un nouveau  bureau, nous avons entamé une course contre la montre pour arriver à tenir les échéances diverses.
J'en profite pour remercier tous les employés territoriaux qui nous ont soutenu activement et efficacement dans la préparation et la mise en oeuvre de nos actions.

 

Le forum des associations du 10 septembre:

Nous avons  réussi à travailler efficacement avec l'OMS et la mairie et nous avons proposé une formule innovante qui a beaucoup plu tant du côté du public que des associations. Nous essayerons donc de proposer à nouveau cette disposition en étoile autour d'une arène centrale. Nous tiendrons compte des différentes remarques exprimées soit sur les questionnaires soit lors de la réunion bilan.

Certaines associations (je pense à Nougatine, la chorale des Graves, les musiciens) ont du mal à intervenir dans ce cadre qui se prête peu à leurs actions mais fort heureusement nous savons tous qu'à l'occasion d'autres évènements dont un fort récent, elles peuvent montrer  l'étendue de leurs talents respectifs et attirer vers eux de nouveaux adhérents.

Le repas du midi organisé à la volée fut un grand succès grâce à l'efficacité des bénévoles qui s'étaient proposés pour s'en occuper. Cette idée sera reconduite et nous évitera bien de longs débats en réunion préparatoire.

Nous placerons l'intervention du spécialiste de la vie associative à un moment plus opportun dans la semaine qui précède le forum afin de permettre à ceux qui sont bloqués sur les stands d'y assister.
Ce forum des associations est le résultat concret du rôle que peut prendre l'OMSC pour coordonner la vie associative aux côtés de ses partenaires (OMS, Mairie)

 

La fête des vendanges des 31 septembre, 1 et 2 octobre:

Nous avons continué ce qui se faisait auparavant.

Nous avons constitué le dossier de demande de subvention au Conseil Général dans l'urgence (la demande doit être faite 4 mois avant la manifestation)

Nous avons essayé de renforcer la rue des saveurs et senteurs en invitant les châteaux et les commerces locaux. Nous avons essayé d'attirer de nouveaux stands (pressoir jus de pomme, etc…). Ils étaient manifestement satisfaits d'être venus.

Nous avons voulu faire venir cap sciences pour apporter une touche scientifique à cette matinée. Ce fut un fiasco. La Confrérie des Graves a déjà fait largement mieux et moins cher les années précédentes. Elle a proposé de recommencer dès 2006.

Nous avons tenté d'animer le centre bourg le samedi après midi avec les rouleurs de barriques et une rencontre de bandas… Le public n'a pas été au rendez-vous malgré la qualité de ces deux manifestations. Nous ne chercherons plus à animer le centre bourg dans le début d'après midi.

Cette année nous proposerons peut être une manifestation théâtrale dans un chai grâce à la participation de Nougatine. Cela attirera un public ciblé et intéressé.

Le dimanche est un succès populaire en particulier grâce au bric à brac organisé par l'ALBF qui attire un public nombreux.

Toutes les associations participantes ont exprimé leur satisfaction lors de la réunion bilan fête des vendanges du 17 novembre 2005.

 

Le carnaval 2006 est en préparation
Nous avons réuni les associations intéressées…. Il a été décidé en bureau d'octroyer une somme maximum de 200€ pour les assos qui ont besoin de financement pour participer au défilé. Il a été décidé en réunion plénière de faire démarrer le défilé depuis la place du marché.

D'autres réunions ont eu lieu dont une avec la gendarmerie et les divers partenaires impliqués. Un parcours sécurisé a été défini grâce au soutien actif de la gendarmerie prête à faire les efforts nécessaires pour réussir notre défilé.
Une affiche sera réalisée à partir de dessins d'enfants des écoles. D'autres idées sont en préparation. Mais le principal demeure: un défilé avec des chars décorés sans obligation mais selon un thème indicatif  mais non obligatoire (on prend en général le thème de la fête du livre de la FCPE, les aventuriers cette année, la musique en 2007), monsieur carnaval qui brûle et un goûter pour les enfants. C'est une fête que nous voulons prioritairement pour les enfants et leur famille d'abord et donc pour tous les adultes qui ont gardé leur âme d'enfant et leur goût du déguisement.

 

La comédie musicale 2006

Nous avons pris en cours de route une aventure déjà largement avancée en terme d'organisation.

Nous avons donc fait ce que nous avons pu en fonction d'un contexte particulier. Nous avons constitué le dossier nécessaire à l'obtention d'une subvention de 1000€ de la part de la communauté des communes. Nous avons assuré le suivi de ce dossier.

Nous avons sollicité une réunion le 12 octobre entre les différents acteurs afin de faire le point financier de cette opération.

Grâce aux économies réalisées par le passé, nous avons été en mesure de proposer une participation financière à la comédie à hauteur de 1/6 ème du budget global et de 1/4 des dépenses réelles.

Il reste à préciser plusieurs points à ce sujet.

Cet argent mis à disposition de ce projet, est le résultat d'une volonté du bureau qui aurait pu faire un choix différent (dépenses pour la fête des vendanges ou tout autre action).

Cette somme reste malgré tout une somme "municipale". En effet, elle ne résulte pas d'une activité propre à l'OMSC mais d'un reliquat de subventions successives.

De ce fait, paradoxalement, alors qu'on a pu être soulagé de dégager cette aide qui compense des subventions supposées qui  ne sont jamais venues, on peut aussi reprocher à l'OMSC d'avoir constitué des réserves aussi importantes. C'est illégal pour une association, surtout quand il s'agit de subventions. Il faudra réfléchir au montage financier d'une éventuelle prochaine comédie qui ne pourrait pas disposer alors d'une telle "aubaine" de dernière minute.

Nous avons accompagné l'élu à la culture et la directrice de l'ECGB à un rendez-vous au Conseil Général pour défendre un dossier que nous n'avions pas eu l'occasion de préparer comme celui de la fête des vendanges.

Nous avons estimé que ce projet était l'exemple même d'un projet collectif associatif et culturel remarquable et original et l'OMSC ne pouvait que lui donner toute sa priorité.

Nous avons décidé de faire réaliser un double DVD du spectacle. Les frais engagés sont à la charge de l'OMSC. Un DVD sera offert à chaque association participante. Il est sinon proposé à la vente  sous forme de prix coûtant à 15€ les deux premiers mois  même s'il coûte en réalité à l'OMSC 30€ (coût calculé pour 100 DVD vendus et 30 offerts).

L'objectif de ce DVD est multiple. Garder un souvenir de qualité d'une expérience inoubliable, permettre à un plus grand nombre de connaître cette réalisation, justifier auprès des divers partenaires actuels et futurs du sérieux et de la qualité du travail entrepris par tous ces professionnels et amateurs, nous réunir à nouveau ensemble pour nous souvenir.

Le matériel informatique de l'OMSC a été mis à contribution dans tous les aspects multimédia de cette comédie musicale.
Le maire a exprimé le désir de voir un nouveau spectacle à l'horizon 2010. Nul doute que l'OMSC s'assurera auprès de ses associations adhérentes de leur volonté de participer à un nouveau projet et cherchera dans la mesure de ses moyens et de ses compétences à soutenir un tel projet.

 

Administration et organisation:

Le bureau se réunit une fois par mois, le comité directeur deux fois par an. Une ou deux réunions préparatoires par manifestation est programmée. Une réunion bilan est systématique programmée.
Entre ces réunions formelles tout type de réunions par thème peut être mis en place à l'initiative du bureau ou de tout membre de l'OMSC pour faire avancer les projets et les actions.

Nous manquons encore de forces vives, même si certains ont commencé à proposer leur aide.

Le soutien de la mairie et de ses employés est donc particulièrement utile et indispensable, je le répète encore.

 

Des projets sont à l'étude, ils seront évoqués à l'issue des votes des rapports moral et financier. Ils ne pourront voir le jour que si la mobilisation d'un plus grand nombre à tous les niveaux d'avancée du projet se met en place…

 

Toute l'énergie, toute l'efficacité et toute l'humanité qui s'est dégagée du projet comédie musicale qui restera pour moi un moment fort de ma vie de Léognanais, doit nous inspirer pour essayer à un plus petit niveau de mettre en place des actions qui nous font vivre des expériences de convivialité et de fraternité autour de projets plus ou moins culturels et plus ou moins festifs.

 

Fait à Léognan le 31 01 2006, Christophe Bedou pour l'OMSC